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業務の「仕組み化」について
今やっている仕事、数ヶ月後にはムダな仕事だった。って悲しくないですか？
昨今は、働き方改革や業務効率化や生産性向上が叫ばれています。
業務を効率化するための手順
業務を効率化するためには、現状の業務の把握・分析をして、改善方法を考えなければなりません。
勝手に効率化されるはずもありませんしね。
業務の現状把握と分析の方法
業務の把握・分析の方法として、業務の「仕組み化」があります。
業務を仕組み化していくためのステップとして、
1．見える化
2．標準化
3．マニュアル化
4．ツール化
の流れが一般的です。
見える化とは
業務の「見える化」とは、業務の実態を記述、集計することで見える状態にする、可視化することです。
5W1Hを意識しながら網羅的に、業務を記入することで以後のステップがスムーズに進められます。
また、「見える化」でまとめた業務を
◆ 単純業務
◆ 選択を要する業務
◆ 判断を要する業務
に分けます。
業種や業界を問わず、約8割の業務が単純作業か選択を要する業務という結果が出ています。
標準化とは
次に、業務を標準化することとなります。
標準化とは、最良と考えられる標準的な業務のあり方を決めることです。
全ての業務を標準化することはできないため、標準化に適した業務と適さない業務を判別した上で取り組みます。
特に判断を要する業務について、ある一定の手順があれば標準化も可能と言えますが、頻度なども考慮に入れて取り組んでいく必要があります。
また、標準化を進める中で、その業務についてなくせないか、重複していないか、変更できないかを意識して業務改善に取り組んでください。
マニュアル化とは
標準化した業務をマニュアルとして、文書等に落とし込む作業が必要になります。
文書化するには、相当な時間を要しますが、実用的でなかったり実際に利用することが少ないなどの問題点もあります。
標準化された実際の業務の様子を、写真や動画で撮影し、必要であればメモで補足したものをマニュアルとすることで、マニュアル作成の時間を削減することもできます。
ツール化とは
最後に、業務を「ツール化」できないか検討してください。
繰り返し頻度の高い業務を、機械やツール、システムに代替することができないか、費用対効果も考慮した上で検討し、業務の自働化を目指してください。
まとめ
参考になりましたでしょうか。
今行なっている業務を整理することの必要性を感じている人は多いと思います。
しかし、実際に整理を始める人というのは少ないものです。
とはいえ、実行すれば必ず成果が出ます。現状維持を取るか、将来の楽を取るか熟慮の上、ご検討下さい。
また、文書化するのに抵抗のある方は、まずは写真や動画で今の業務を整理した上で、標準化マニュアル化に取り組んでいただければと思います。