ペーパーレス化の実現を目指している当事務所ですが、相続税関係のお仕事になると、書面を使って説明するため、なかなか実現できていません。
しかし、会社関係や個人のお客様には、できる限りペーパーレス化にご協力頂いており、以前より紙の量、特に印刷量が削減できたと思います。
電子印鑑を利用して、ペーパーレス化を実現しませんか
ペーパーレス化を進めるために、利用すべきものとして電子印鑑があります。
以前の会社では、一部の社内文書で、電子印鑑を使っていました。
こと、伝票はというと、書面で処理を行っていたため、電子印鑑を利用することができませんでした。
電子印鑑を利用できるサービス
会計freeeにある請求書の発行機能では、電子印鑑を利用することができます。
同様に請求書サービスの「Misoca」でも利用できます。
その他にも、クラウドのサービスで電子印鑑を利用できるものは、たくさんあると思います。
電子印鑑を利用するメリット
電子印鑑を利用することで、押印する手間を省けますし、請求書を郵送しなくても、メールに添付することだってできます。
封筒代や切手代の節約にもなります。
電子印鑑の作成方法
電子印鑑の作成方法には、いくつかの方法があります。
現在使用中のご印鑑があるのであれば、その印鑑を利用して電子印鑑を作成することもできます。
また、電子印鑑の作成をしてくれるサービスを利用したり、無料のソフトをダウンロードして、作成することもできます。
現在使用中のご印鑑を利用する場合
（１）準備するもの
・カメラ機能又はスキャナー機能
（２）手順
印影をカメラ又はスキャナを利用して、撮影します。
撮影したデータをパソコンに転送し、データを保存します。
次に、インターネットを利用し、Pixlrエディターのサイトを開いて下さい。
開くと、画面が出ますので、その画面の中の「コンピューターから画像を開く」を選び、転送したデータを取込んで下さい。
取込んだデータを、トリミングします。
ツールボックスの中にある、トリミングの画像を選び、印影のデータのトリミングを行い、大きさや幅を調整します。
出来上がった画像を、「ファイル」から保存を選び、PNG形式で保存を行うと、印影のデータを作成することができます。
作成したデータは、会計freeeであれば、ファイルを選択より取込むことができます。
※作成するデータは、利用するサービスによって、大きさの指定がある場合がございます。
※その場合には、その指定された大きさになるよう調整して下さい。
※Pixlrエディターは、写真の加工やHPのバナー作成もできますので、是非いろいろな機能をお試しください。
まとめ
参考になりましたでしょうか。
ペーパーレス化の実現は、当事務所にとっては道険しいですが、電子印鑑や他のクラウドサービスを利用することで実現することができます。
電子印鑑を利用したペーパーレス化は、経費削減や業務改善にも役立ちますので、是非ご一考ください。